UE, niente apostille sui documenti degli Stati membri

L’abolizione delle apostille e delle altre formalità relative ai documenti ufficiali rilasciati da uno Stato membro dell’Unione Europea (UE) e poi presentate ad un altro Stato membro è stata prevista ed introdotta da un regolamento emanato in ambito comunitario. L’abrogazione di queste formalità rappresenta certamente una buona notizia per i cittadini europei i quali sono stati così esonerati da questa incombenza.

 

In particolare in tutti gli Stati membri dell’UE (Romania inclusa) dallo scorso 16 febbraio si applica in modo diretto (senza cioè che sia necessaria alcuna trasposizione) il Regolamento UE n. 1191 del 6 luglio 2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio – che ha modificato il regolamento UE n. 1024/2012 – e che riguarda la promozione della libera circolazione delle persone tramite la semplificazione dei requisiti per la presentazione di determinati documenti ufficiali nell’Unione Europea.

 

L’Apostille dell’Aja è un’attestazione ufficiale che serve per verificare l’autenticità della firma, il titolo e/o il timbro del firmatario del documento tradotto.  L’Apostille non certifica il contenuto del documento. Si può definire come un’autentica di firma ed è utilizzata esclusivamente per legalizzare atti o documenti pubblici, non privati (a meno che essi non vengano in seguito modificati e resi pubblici). Nello specifico l’Apostille serve ad evitare la legalizzazione del documento in questione presso l’ambasciata o il consolato dello Stato ricevente il documento.

 

In buona sostanza l’apostille (dal latino a post illa, “dopo quelle cose”, in francese apostille) è una certificazione (o atto notarile) che convalida l’autenticità di un atto pubblico per uso internazionale. L’apostilla ha però validità solo nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aja del 1961 e deve essere apposta da una delle autorità identificate dalla Convenzione stessa.

 

Generalmente, l’Apostille viene apposta sull’ultima pagina e segue una struttura predefinita e comune a tutti gli Stati. Essa specifica lo Stato, il nome, il timbro e la carica del firmatario, la data e il luogo in cui il documento in questione è stato redatto. Tutti questi contenuti devono essere fedelmente tradotti nella lingua dello Stato in cui andrà presentato il documento.

 

Oltre che ad abolire le apostille, il regolamento in esame rimuove altre formalità ufficiali dell’UE come la sopra-legalizzazione dei documenti tra gli Stati membri dell’UE. Ciò significa che non sarà più necessario soddisfare tali formalità per i documenti ufficiali che i cittadini intendono utilizzare in altri Stati membri. Queste formalità servono per comprovare in un altro Stato che i documenti ufficiali richiesti sono rilasciati secondo la legge del paese di origine, che recano la firma del funzionario preposto ed osservano tutte le altre disposizioni legali riguardanti la loro validità.

 

I documenti ufficiali previsti dal presente regolamento e le loro copie certificate sono esenti da ogni legalizzazione ed altre analoghe formalità (di fatto il riferimento riguarda l’apposizione delle apostille)” prevede testualmente il regolamento UE n. 1191/2016, entrato in vigore lo scorso 16 febbraio 2019.

 

La definizione di “legalizzazione” prevista nel regolamento europeo in realtà si riferisce alla cosiddetta sopra-legalizzazione. In particolare, il regolamento definisce la legalizzazione come “la formalità necessaria per certificare l’autenticità della firma di un funzionario, la qualità del firmatario del documento e, se del caso, l’identificazione del sigillo o del timbro apposto su tale documento“.

 

Inoltre, il regolamento n. 1191/2016 prevede l’eliminazione di altre formalità relative ai documenti ufficiali, tra cui l’obbligo di presentazione della copia certificata: “Se uno Stato membro richiede la produzione di un documento ufficiale in originale rilasciato dalle autorità di un altro Stato membro, le autorità dello Stato membro in cui è presentato il documento ufficiale non chiederanno la copia certificata di questo documento. Quando uno Stato membro consente la presentazione di una copia certificata di un documento ufficiale, la stessa autorità di tale Stato membro, per converso, accetta una copia certificata redatta in un altro Stato membro”.

 

  • Questi di seguito riportati i documenti ufficiali previsti dal regolamento europeo in esame:
  • documenti provenienti da un’autorità o da un funzionario di una giurisdizione statale, compresi quelli redatti da un pubblico ministero, un cancelliere o un ufficiale giudiziario;
  • documenti amministrativi;
  • atti notarili;
  • certificati ufficiali depositati sotto forma di documenti con scrittura privata, come certificati concernenti le registrazioni, gli atti recanti data certa e le legalizzazioni della firma;
  • documenti redatti da un agente diplomatico o consolare di uno Stato membro che operano sul territorio di qualsiasi Stato in veste ufficiale, se tali documenti devono essere presentati in un altro Stato membro o ad agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che svolgono attività nel territorio di uno Stato terzo.

 

Il regolamento UE si applica dallo scorso 16 febbraio e riguarda i documenti ufficiali rilasciati dalle autorità di uno Stato membro dell’UE che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui scopo principale è stabilire uno o più dei seguenti elementi:

  • la nascita di una persona;
  • l’esistenza in vita di una persona;
  • il decesso;
  • il nome;
  • il matrimonio, inclusa la capacità di contrarre matrimonio ed il relativo stato civile;
  • il divorzio, la separazione legale o l’annullamento del matrimonio;
  • la stipula di un contratto, compresa la capacità di agire al fine di concludere un contratto e la registrazione del contratto;
  • lo scioglimento, l’annullamento o la risoluzione di un contratto;
  • la filiazione;
  • l’adozione;
  • il domicilio e / o la residenza;
  • la cittadinanza;
  • l’assenza di precedenti penali, a condizione che tali documenti ufficiali siano rilasciati ad un cittadino dell’Unione Europea da parte delle competenti autorità dello Stato membro in cui l’interessato è cittadino.

 

In conclusione il regolamento in esame comporta un’importante riduzione della burocrazia e, in alcuni Stati membri dell’UE, anche l’esenzione di alcune tasse. In Romania le tasse per l’apostille sono state abolite all’inizio del 2017.